В наши дни электронной почтой пользуются не только бизнесмены и крупные организации – этот сервис доступен абсолютно каждому. Более того: границы между официальными разговорами и неформальной беседой стираются, мы используем различные мессенджеры и социальные сети, чтобы общаться. Цифровой этикет деловых переговоров – это важный аспект, который поможет не переходить границу и поддерживать официальный тон, даже если беседа ведется в Инстаграме.
Электронная почта
Этот способ переписки выбирают для обмена объемными сообщениями, пересылки файлов и согласования тех или иных вопросов. Поскольку не у всех настроены уведомления о получении нового письма, нужно быть готовым к тому, что сообщение не будет прочитано мгновенно, возможно, ответ на него придет через некоторое время. Поэтому для решения срочных вопросов формат электронной почты не совсем подходит – эти письма могут просто-напросто затеряться в большом потоке ежедневной почты.
Общение с помощью электронных писем будет уместно для обсуждения работ преподавателя и студента, для официального запроса информации у той или иной организации и других подобных моментов. Переписку нужно вести со своего основного адреса, и будет замечательно, если он будет содержать фамилию. Еще одно важное условие – наличие темы письма. Именно она показывает содержание сообщения.
Включите блок подписи – это информация, которая будет автоматически появляться под всеми вашими письмами. В этом блоке должно быть ваше полное имя и фамилия, чтобы адресат знал, с кем он ведет переписку. Кроме того, в подписи укажите свою контактную информацию – того требует этикет деловых переговоров.
Мессенджеры
Использование сервисов для мгновенной отправки сообщений помогает решить срочные вопросы, которые нельзя откладывать. Особенность мессенджеров в том, что это неформальная среда, отличающаяся эмоциональной речью и наличием дополнительных способов передать информацию с помощью картинок, смайликов. Точно так же, как и в личном общении, при переписке в мессенджерах необходимо придерживаться следующего правила: пишите коротко, понятно и уважительно.
В отличие от письма электронной почты, структура сообщения простая: сначала мы здороваемся, затем представляемся, и только потом излагаем суть дела. Уже с первых строк собеседник должен знать, с кем он разговаривает. А еще не стоит ждать мгновенного ответа на сообщение, ведь, несмотря на то, что мы получаем уведомления в ту же минуту, мы можем быть заняты и отложить решение вопроса на некоторое время.
Этикет деловых переговоров в мессенджерах не допускает разбивки текста на несколько коротких сообщений, использования смайликов и картинок, если они не дополняют информацию. Важно помнить, что голосовые сообщения – дурной тон, они применимы только в неформальной беседе.
Социальные сети
В наши дни сообщение в социальных сетях гораздо уместнее звонка. Человек, к которому вы хотите обратиться, может быть занят, а ваше короткое письмо позволит ему узнать суть вопроса и ответить тогда, когда ему самому удобно. Здесь также действует правило составления коротких и емких посланий, не разбитых на несколько частей.
Не злоупотребляйте восклицательными знаками и многоточиями. Отделяйте смысловые блоки друг от друга, вставляйте пробелы между абзацами, если это поможет лучше понять вашу мысль. Помните, что деловое сообщение должно быть грамотным и лаконичным вне зависимости от того, где оно составляется, – в социальных сетях, приложениях для обмена сообщениями или по электронной почте. Важно ценить время собеседника и его личное пространство, поэтому здесь тоже будут неуместными голосовые послания.
